Профессия секретаря очень популярна. Секретарь является визитной карточкой компании и очень важно, чтобы это был квалифицированный и грамотный работник, творчески решающий повседневные задачи документационного обеспечения организации.
Секретарь – одно из первых лиц, с которым сталкивается посетитель и абоненты, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Первое впечатление всегда складывается в очень короткий промежуток времени и является весьма устойчивым.
Главная обязанность секретаря – знать сущность деятельности фирмы и руководителя. Секретарь высокого уровня может принимать определённые решения, представлять свою фирму и руководителя в различных деловых ситуациях.
Деловые качества секретаря: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, ответственность, дипломатичность, преданность работе, лояльность, хорошая память.
Работа секретаря становится все более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции в условиях характерной для рыночной экономики системы делегирования полномочий.
Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.
Секретарь как персонал офиса бывает: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя, оператор на телефоне и др.).
Современный секретарь должен хорошо разбираться в информационных технологиях, психологии. Секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом, так как высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.
К современному секретарю выдвигаются также высокие профессиональные требования, предусматривающие навыки офисной работы.
Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Срок обучения по рабочей специальности секретарь руководителя:
От 260 часов или от 44 календарных дней.
В результате обучения специалисты получают удостоверение по рабочей специальности «Секретарь руководителя». Свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.